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Stand: 14. Juli 2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der NELEX AG (nachfolgend „NELEX", „wir", „uns") ein zentrales Anliegen – nicht nur, weil die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dies verlangt, sondern weil Vertraulichkeit die Grundlage unserer Arbeit als Executive-Search-Beratung ist. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website erheben, wofür wir sie verwenden, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
Diese Erklärung gilt für die Nutzung unserer Website. Für den Umgang mit Daten von Kandidatinnen und Kandidaten im Rahmen unserer Executive-Search-Tätigkeit gilt ergänzend unsere separate „Datenschutz-Information für Kandidatinnen und Kandidaten".
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die NELEX AG, Kranhaus 1 – Im Zollhafen 18, D-50678 Köln, Telefon: +49 (0) 221-170 42 140, E-Mail: datenschutz@nelex.ag.
Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Wolfgang Rothe, erreichen Sie unter derselben E-Mail-Adresse oder postalisch an unsere Geschäftsadresse, jeweils mit dem Zusatz „z. H. Datenschutzbeauftragter".
Rechtsgrundlagen im Überblick: Je nach Verarbeitungszweck stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen der DSGVO: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wenn Sie uns aktiv zugestimmt haben, etwa zur Nutzung bestimmter Cookies oder Marketing-Tools – eine solche Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), wenn Sie über unser Kontaktformular Kontakt zu uns aufnehmen, etwa im Zusammenhang mit einem möglichen Beratungsmandat oder einer Kandidatenanfrage; rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), wenn wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind, z. B. im Rahmen handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten; sowie berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), wenn wir ein nachvollziehbares eigenes Interesse an der Verarbeitung haben und Ihre Interessen dem im Einzelfall nicht überwiegen, z. B. bei der Beantwortung allgemeiner Anfragen oder zur Gewährleistung der IT-Sicherheit unserer Website. Bei jedem der nachfolgend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge nennen wir Ihnen die konkret einschlägige Rechtsgrundlage.
Unsere Website wird gehostet von der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp. Mit diesem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Wenn Sie uns über unser Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachrichteninhalt, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), wenn Ihre Anfrage auf die Anbahnung eines Mandats oder einer Zusammenarbeit gerichtet ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Ihre Angaben werden gespeichert, bis der Zweck der Anfrage entfällt, etwa nach abgeschlossener Bearbeitung, Sie der Speicherung widersprechen oder eine Einwilligung widerrufen wird. Spätestens löschen wir die Daten nach Ablauf der allgemeinen zivilrechtlichen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) nach dem Jahr der letzten Kontaktaufnahme, sofern sich aus der Anfrage keine längeren handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten ergeben (z. B. 6 bzw. 10 Jahre nach § 257 HGB, § 147 AO bei geschäftsbezogener Korrespondenz).
Sofern Sie uns über die Website als (potenzielle) Kandidatin bzw. Kandidat kontaktieren, uns Ihren Lebenslauf oder sonstige Bewerbungsunterlagen zusenden oder ein Kandidatenprofil hinterlegen, gelten ergänzend die Regelungen unserer separaten Datenschutz-Information für Kandidatinnen und Kandidaten. Dort erläutern wir insbesondere den Umgang mit sensiblen Angaben, die Weitergabe an Kunden sowie die Speicherdauer im Recruiting-Kontext.
Wir setzen auf unserer Website ausschließlich das oben beschriebene Kontaktformular sowie den nachfolgend beschriebenen Marketingdienst Dealfront/Leadfeeder ein. Weitere Analyse-, Tracking- oder Marketingtools nutzen wir derzeit nicht.
Dealfront / Leadfeeder. Wir nutzen den Dienst Leadfeeder der Dealfront Group Oy, Mikonkatu 17 C, 00100 Helsinki, Finnland. Leadfeeder dient nicht nur der Webanalyse, sondern insbesondere der Identifikation von Unternehmensbesuchen auf unserer Website und der Generierung von Geschäftskontakten (Leads) für unsere Vertriebs- und Beratungstätigkeit. Hierzu werden Informationen über Ihren Besuch verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse, besuchte Seiten, Zeitpunkt des Besuchs und die Verweildauer. Die IP-Adresse wird nach Angaben des Anbieters frühestmöglich anonymisiert bzw. gekürzt, sodass ein unmittelbarer Rückschluss auf eine natürliche Person in der Regel nicht möglich ist. Die erhobenen Informationen können mit öffentlich zugänglichen Unternehmensdaten, etwa Branche oder Unternehmenssitz, angereichert werden. Zweck: Marketing – Identifikation von Unternehmensbesuchern und Lead-Generierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Speicherdauer: Die zur Wiedererkennung gesetzten Cookies sind nach Angaben des Anbieters für bis zu 12 Monate aktiv; die erhobenen Besuchsdaten werden nach Angaben des Anbieters für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. bis zu 12 Monate nach dem letzten erfassten Besuch vorgehalten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unseren Cookie-Hinweis widerrufen.
Sofern wir künftig weitere Tools einsetzen, ergänzen wir diese Datenschutzerklärung entsprechend mit Angaben zu Anbieter, Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer, bevor der jeweilige Dienst zum Einsatz kommt.
Cookie-Einwilligung: Zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen setzen wir ein technisch notwendiges Cookie ein. Dieses Cookie ist erforderlich, um Ihre Auswahl zu speichern und Ihnen den Cookie-Hinweis nicht bei jedem Seitenaufruf erneut anzuzeigen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Darüber hinaus setzen wir – nur mit Ihrer Einwilligung – das oben unter „Tools und Dienste auf unserer Website" beschriebene Cookie von Leadfeeder ein. Über unseren Cookie-Hinweis können Sie Ihre Einwilligung jederzeit einsehen, anpassen oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter an Auftragsverarbeiter, etwa unseren Hosting-Anbieter und den Anbieter des oben genannten Tools, mit denen wir jeweils einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen haben und die Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung und für die vereinbarten Zwecke verarbeiten dürfen; an zuständige Behörden, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); sowie an Kunden bzw. Vertragspartner im Rahmen von Kandidatenanfragen, ausschließlich nach den in unserer Datenschutz-Information für Kandidatinnen und Kandidaten beschriebenen Grundsätzen und regelmäßig nur mit gesonderter Einwilligung der betroffenen Person.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb des genannten Tools erforderlich ist, und nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, etwa handels- und steuerrechtliche Fristen von bis zu 10 Jahren für bestimmte Geschäftsunterlagen, oder Sie einer weiteren Verarbeitung nicht widersprochen bzw. Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben. Konkrete Speicherfristen sind bei den jeweiligen Verarbeitungsvorgängen oben angegeben oder werden bei Aufnahme eines neuen Tools ergänzt.
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns verarbeiteten Daten, auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten, auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung sowie jederzeit gegen die Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken, auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) für Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir automatisiert verarbeiten, sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft. Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten. Zu Ihrer Sicherheit können wir vor Bearbeitung einen Nachweis Ihrer Identität verlangen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig für die NELEX AG ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211 / 38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen, etwa durch Verschlüsselung der Datenübertragung mittels TLS/SSL. Eine vollständige Sicherheit der Datenübertragung über das Internet kann technisch nicht garantiert werden; wir passen unsere Sicherheitsmaßnahmen fortlaufend dem Stand der Technik an.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung, die eingesetzten Tools oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte, aktuelle Fassung.
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die NELEX AG, z. H. Datenschutzbeauftragter, Kranhaus 1 – Im Zollhafen 18, D-50678 Köln, E-Mail: datenschutz@nelex.ag, Telefon: +49 (0) 221-170 42 140.
Datenschutz-Information für Kandidatinnen und Kandidaten der NELEX AG
Stand: 14. Juli 2026
Diskretion und Vertraulichkeit sind für die NELEX AG (nachfolgend „NELEX", „wir", „uns") als Executive-Search-Beratung von zentraler Bedeutung. Diese Datenschutz-Information erläutert unabhängig von unserer Website, wie wir personenbezogene Daten von (potenziellen) Kandidatinnen und Kandidaten im Rahmen unserer Beratungstätigkeit verarbeiten. Wir arbeiten dabei nach den Grundsätzen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und behandeln insbesondere sensible Angaben mit besonderer Sorgfalt.
Diese Information gilt unabhängig davon, auf welchem Weg Sie mit uns in Kontakt gekommen sind, und ergänzt ggf. weitere spezifische Hinweise, die wir Ihnen im Einzelfall geben.
Verantwortlicher ist die NELEX AG, Kranhaus 1 – Im Zollhafen 18, D-50678 Köln, Telefon: +49 (0) 221-170 42 140, E-Mail: datenschutz@nelex.ag. Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Wolfgang Rothe, erreichen Sie unter derselben E-Mail-Adresse.
Wir erhalten personenbezogene Daten von Ihnen auf unterschiedlichen Wegen: durch eine Direktbewerbung oder Initiativbewerbung bei NELEX, etwa per E-Mail, Kontaktformular oder Post; durch Ansprache Ihrerseits über berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder Xing oder über unsere Website; durch Ansprache unsererseits im Rahmen eines konkreten Suchmandats (Direktansprache/Active Sourcing), gestützt auf öffentlich zugängliche berufliche Profile oder Marktrecherchen; durch Empfehlung Dritter, etwa Referenzen oder Netzwerkkontakte; durch persönliche oder telefonische Gespräche mit unseren Beraterinnen und Beratern; oder durch Weitergabe von Dritten, denen Sie zuvor Ihre Unterlagen zur Verfügung gestellt haben, etwa andere Stellenportale, sofern dies zulässig erfolgt.
Je nach Kontext können wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten: Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse; berufliche Profildaten wie beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Kompetenzen, Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit; Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Anschreiben und ggf. ein Foto; sowie Korrespondenz, also Inhalte aus E-Mails, Telefonaten und persönlichen Gesprächen mit unseren Beraterinnen und Beratern, soweit diese für die Einschätzung Ihrer Eignung relevant sind. Wir gehen mit diesen Angaben sorgfältig und vertraulich um und erheben nur die Daten, die für die jeweilige Beratungs- bzw. Vermittlungstätigkeit erforderlich oder von Ihnen freiwillig mitgeteilt worden sind.
Sofern Sie uns in Ihren Unterlagen freiwillig Angaben mitteilen, die zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO zählen, etwa Angaben zur Gesundheit, Religionszugehörigkeit oder Gewerkschaftszugehörigkeit, verarbeiten wir diese ausschließlich, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder eine gesetzliche Erlaubnis im Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).
Wir bitten Sie, uns nur solche sensiblen Angaben mitzuteilen, die für die Bewertung Ihrer Eignung tatsächlich erforderlich sind. Wir haben interne organisatorische Vorkehrungen getroffen, um den Zugriff auf sensible Daten auf die Personen zu beschränken, die diese für die Bearbeitung Ihres Anliegens tatsächlich benötigen.
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung bzw. Ihres Profils und zum Abgleich mit passenden Positionen, gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer passgenauen Kandidatenauswahl); zur Ansprache im Rahmen konkreter Suchmandate, gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; zur Koordination von Gesprächen und Terminen mit Kunden, gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; zur internen Dokumentation des Auswahlprozesses, gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; sowie, sofern erforderlich, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa bei Auskunftsersuchen von Behörden, gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten und Bewerbungsunterlagen an einen konkreten Kunden erfolgt grundsätzlich nur nach vorheriger Rücksprache und mit Ihrer gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Möchten wir Ihr Profil über die konkrete Position hinaus für künftige Beschäftigungsmöglichkeiten aufbewahren, holen wir hierfür ebenfalls Ihre Einwilligung ein bzw. stützen dies auf unser berechtigtes Interesse im Rahmen einer bestehenden Beratungsbeziehung.
Wir behandeln Ihre Daten vertraulich. Zugriff erhalten die zuständigen Mitarbeitenden der NELEX AG, die mit der Bearbeitung Ihres Anliegens befasst sind, Kunden ausschließlich nach Ihrer vorherigen Zustimmung im Rahmen eines konkreten Vermittlungsprozesses, sowie Behörden, sofern wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind. Sofern im Einzelfall Dienstleister außerhalb der EU/des EWR eingebunden werden, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, etwa durch EU-Standardvertragsklauseln oder eine vergleichbare Garantie nach Art. 46 DSGVO.
Da Executive-Search-Mandate oft langfristig angelegt sind und wir Kandidatinnen und Kandidaten teils über mehrere Jahre und verschiedene Karrierestationen hinweg begleiten, kann die Aufbewahrung Ihrer Daten einem fortlaufenden Zweck dienen. Wir überprüfen und aktualisieren die bei uns gespeicherten Daten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind, und speichern Ihre Daten nicht länger, als es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es vorschreiben. Wenn Sie der weiteren Speicherung widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen, löschen bzw. anonymisieren wir Ihre Daten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Als Regel-Löschfrist gilt: Sofern keine aktive Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung Ihres Profils vorliegt und keine Kandidatenbeziehung mehr besteht, löschen wir Ihre Daten spätestens nach Ablauf der allgemeinen zivilrechtlichen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) nach dem Jahr des letzten Kontakts. Für Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem konkreten Vertrags- bzw. Vermittlungsverhältnis stehen, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 6 Jahren (§ 257 HGB) bzw. 10 Jahren (§ 147 AO).
Sofern Ihre Unterlagen im Rahmen eines Mandats an einen Kunden weitergegeben wurden, ist dieser als eigener Verantwortlicher für die von ihm gespeicherten Daten zuständig und hat Sie hierüber gesondert zu informieren.
Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse gestützte Verarbeitung sowie gegen die Verwendung Ihrer Daten zu Marketingzwecken (Art. 21 DSGVO), Datenübertragbarkeit für Daten, die Sie uns bereitgestellt haben (Art. 20 DSGVO), sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), etwa zur weiteren Aufbewahrung Ihres Profils oder zur Weitergabe an Kunden. Um Missbrauch zu vermeiden, bitten wir Sie vor Bearbeitung Ihrer Anfrage ggf. um einen Nachweis Ihrer Identität.
Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211 / 38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.
Als Arbeitgeber und Beratungsunternehmen ist uns Chancengleichheit wichtig. Wir behandeln alle Kandidatinnen und Kandidaten unabhängig von Geschlecht, Familienstand, ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion oder Alter gleich. Soweit wir hierzu Angaben zu Diversitätszwecken auswerten, geschieht dies grundsätzlich auf anonymisierter oder pseudonymisierter Basis.
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die NELEX AG, z. H. Datenschutzbeauftragter, Kranhaus 1 – Im Zollhafen 18, D-50678 Köln, E-Mail: datenschutz@nelex.ag, Telefon: +49 (0) 221-170 42 140. Sie können sich auch direkt an Ihre zuständige Beraterin bzw. Ihren zuständigen Berater bei NELEX wenden.
Wir passen diese Datenschutz-Information an, sobald sich unsere Verarbeitungspraxis, eingesetzte Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie, sofern uns eine E-Mail-Adresse von Ihnen vorliegt.
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